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venerdì 17 febbraio 2012

Organizzare una festa: location, rinfresco, animazione e musica

Organizzare una festa o un evento, è abbastanza impegnativo, ma seguendo le regole organizzative principali, tutti possono con un po' d'impegno e buona volontà organizzarne una.
Per prima cosa è necessario considerare la tipologia della festa che abbiamo in mente:
  • Gratuita
  • A pagamento
* Tra le numerose feste gratuite vanno considerate: feste di compleanno, addio al celibato, festa di laurea o di   qualsiasi ricorrenza personale.
* Tra le feste realizzabili sia in forma gratuita che a pagamento, ricordiamo: feste di carnevale, capodanno, party a tema, e tutte quelle manifestazioni che nascono per divertimento o semplicemente per trarne un profitto, talvolta ambedue le cose.

Consideriamo, in primis, che ogni cosa sarà in relazione al budget che ci saremo prefissati e al numero di persone che intendiamo invitare o rendere partecipi.

Location: costituisce sicuramente l'elemento fondamentale, se gli invitati sono in numero limitato e abbiamo una casa abbastanza grande, il problema non sussiste, ma se dobbiamo o vogliamo optare per una struttura esterna ci dobbiamo muovere diversamente.
Sono presenti, soprattutto nelle grandi città numerosi locatori che affittano sale di varie dimensioni, più o meno accessoriate, con prezzi a partire da circa 100 euro, fino ad anche 1000-2000 euro e oltre se scegliete location di lusso o ville prestigiose..
Sale poco costose sono reperibili in molti centri sportivi e palestre, inoltre per quanto riguarda i bambini, sono sorte numerose strutture "dedicate ai compleanni", all'interno dei parchi giochi generalmente dotati di numerose giostre, che offrono ai bambini, un divertimento assicurato. Sempre per i piccoli ci si può orientare verso i Mcdonal's e affini che offrono gratuitamente la sala prenotando una festa con "menù".
Vi ricordo che la stessa location assume prezzi decisamente differenti determinati dal giorno prescelto ( Venerdì Sabato e Domenica, costano di più  dei giorni infra-settimanali), inoltre influisce anche l'orario (pomeridiano o serale), il serale generalmente costa di più. 
Giorni di particolare importanza come il Capodanno, Sabato grasso, Halloween, il prezzo delle sale lievita notevolmente e la loro disponibilità si esaurisce velocemente, quindi ricordatevi di prenotarle con largo anticipo.
Molti ristoranti, alberghi, locali e discoteche, offrono sale, o l'intero locale, in affitto, alcuni di questi sono forniti di servizio ristorazione o catering, tutto ciò vi facilita il compito, ma vi fa lievitare i costi, anche se alcuni gestori tendono ad andare incontro alle "esigenze del cliente". 
Se decidete di affittare la location e provvedere voi a contattare un servizio di catering, vi sconsiglio vivamente di muovervi cercando un'agenzia a caso, potreste essere fortunati ed incappare in un ottimo servizio, ma potrebbe accadere anche l'esatto contrario, vi consiglio di parlarne ad amici e parenti cercando di individuare un buon servizio di catering già "sperimentato" da qualche conoscente. Anche in questo caso i prezzi sono molto variabili, dipendono dal menù, dal numero dei presenti e dalla scelta di realizzare un vero pranzo o un rinfresco.
La soluzione più economica consiste nel preparare noi stessi alcune pietanze
(insalata di riso, uova sode ripiene, torte salate e rustici), acquistare una certa quantità di dolci, dolcetti, salatini, noccioline, patatine e bibite, ed affidarci ad una pasticceria o un forno di nostra conoscenza per ordinare tramezzini panini e rustici (che potremmo comunque preparare noi), infine provvedere ad un quantitativo utile di piatti, posate, bicchieri e tovaglioli.

Quantità
Piatti: 5 per ogni persona
Bicchieri, se siete in pochi, potete usare la tecnica del nome scritto sul bicchiere con un pennarello indelebile, altrimenti considerate anche fino a 10 bicchieri per persona.
Tovaglioli, anche in questo caso ne occorrono da 5 a 7 per persona, per stare tranquilli munitevi anche di qualche rotolo di scottex.
Posate: calcolate mediamente 3-4 forchette per persona e altrettanti cucchiai e cucchiaini, mentre per i coltelli ne bastano 2-3 per persona, generalmente se il rinfresco non si svolge ai tavoli, ma in piedi, sono poco usati.

Carta igienica, sapone scottex: ebbene si dovete rifornire i bagni (spesso lo fa il proprietario, ma non sempre), di sapone, scottex e carta igienica. Calcolate ogni 100 persone: 3 flaconi di sapone, 20 rotoli di cartaigienica e 10 rotoli di scottex .

Cibi: le variabili qui sono molte, dipende dall'età dei partecipanti alla festa e dal tipo di menù o rinfresco che intendete preparare, se vi avvalete anche della preparazione di primi (pasta fredda e insalata di riso) calcolate 8 kg  a crudo di pasta e 5 kg di riso (più il condimento) per 100 persone. Panini, tramezzini (piccoli), 2 per persona,  rustici e pizzette 2 kg ogni 20-30 persone, dolci in genere graditi, sempre 2 kg ogni 20 persone. per la torta (se c'è), considerate 1 hg per persona quindi una torta di 10-12 kg e sufficiente per 100 persone.

Bevande: acquistate, acqua, coca cola, aranciata, succhi di frutta, birra ecc. calcolando una media complessiva di 1 litro per persona, aggiungete 1 bottiglia di spumante ogni 10 persone.
.
Se organizzate una festa di carnevale o simile, ricordatevi di acquistare coriandoli e cotillones, generalmente se sapete cercare si trovano confezioni economiche contenenti cappellini coriandoli mascherine e trombette a partire da un euro. On-line vengono offerti numerosi servizi di noleggio per cannoni spara coriandoli, e per eventi particolari fuochi pirotecnici. Inoltre non vi dimenticate di provvedere aigli inviti con relativi biglietti d'invito.

Musica ed animazione: molti locali sono dotati anche di questo servizio a richiesta, in alternativa, nel web sono presenti numerose agenzie, ma preferibilmente vi consiglio di usare sempre il metodo del chiedere a parenti e amici, meglio ancora, siate previdenti, quando vi capita di incappare in qualche bravo Dj, animatori, cantanti di piano bar e così via, fatevi lasciare  il "biglietto da visita" o semplicemente il telefono, vi tornerà utile a tempo debito.













4 commenti:

  1. Caspita, hai pensato proprio a tutto. :D

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  2. Noooo questa è solo l'introduzione...

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  3. hai pensato proprio a tutto, anche alla carta igienica e allo scottex...
    monica c.

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  4. Be per forza ho organizzato feste di questo tipo svariate volte

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V. B. lw

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